虚拟管理团队和会议的最佳实践
随着世界应对冠状病毒大流行，全球一大批劳动力已经开设了在家工作的商店。
随着对远程办公的新重视，一个新的现实也随之而来：团队需要一种数字通信策略，领导者必须进行调整，以便有效地远程管理人员和会议。
大多数远程工作过的人都可以证明，虽然虚拟团队合作有其优点，但它也可能具有挑战性。根据我们的研究，管理虚拟团队的一些具体限制包括有些人比其他人参与得更多、难以处理冲突以及难以建立信任。
团队成员所经历的挫折感通常会因通话中的技术故障、连接问题以及团队成员对舒适度和技术使用的不同期望而加剧。
为了克服这些挑战，同时利用这些机会，我们建议在管理虚拟团队的同时进行远程协作和解决问题的以下 3 个技巧。

管理虚拟团队的3个技巧
这些提示取自我们关于管理虚拟团队的研究白皮书。
1. 使用技术进行实时沟通，并培训和发展您的员工。
团队成员通过实时技术“面对面”见面的频率越高，他们的成功水平就越高。这是因为视频会议等工具允许成员解释非语言交流，如手势、面部表情和身体姿势。因此，沟通感觉更加熟悉和自然。这些是强大的虚拟角色和有效的虚拟通信的重要考虑因素。
组织可以通过提供技术和工具方面的培训来提供帮助。
一项针对 8 个不同行业的 440 名专业人士的调查（在当前冠状病毒危机之前进行）发现，超过 60% 的组织没有为虚拟团队领导者或成员提供培训。在确实提供一些培训的组织中，超过 80% 的受访者表示虚拟培训不是优先事项。
特别是对于现有关系很少的团队，培训对于帮助成员使用新技术和工具走上正轨是必要的。
为了简化沟通，培训应详细说明哪些工具将用于什么目的。这将防止通过多种媒介发送相同的信息，并防止工作落空。

2. 克服时区差异。
分布在多个时区的团队很容易陷入长时间工作以适应彼此日程安排的陷阱。在全球危机时期，当在家工作的人经历个人和职业义务之间的界限模糊时，这尤其令人担忧。请注意，由于工作时间长，您的员工可能会感到倦怠，因为他们发现很难与工作分开或“关闭”工作。
当团队在地理位置上分散时，您可以执行以下操作来更好地管理虚拟团队并保护成员免受倦怠：
• 确保成员能够在正常工作时间内完成大部分工作。
• 提供安排工具和“连接”指南，以尽量减少清晨或深夜会议。全球虚拟团队尤其需要明确他们何时应该（或不应该）可用，包括在周末和当地节假日。
• 为恢复实践提供额外的组织支持，并正式制定团队规范。地理位置更分散的团队往往团队承诺水平较低，因此这些团队可能会受益于在整个项目的关键时刻面对面会面的额外机会。
• 确保成功是可见的和庆祝的，以帮助建立团队承诺并保持士气。
请记住，尽管员工通常愿意在短期内在觉得有必要和不可避免的情况下加班，但这些长时间是不可持续的。最重要的是，要认识到，让您的员工有能力处理压力、不确定性和挫折，可以培养出更具弹性的团队成员，为未来的挑战做好准备，并使整个组织更具弹性。

3. 考虑团队成员的其他承诺。
员工只能紧张到此为止，他们参与的团队越多，他们在每个项目上投入的时间就越少。采取以下步骤确保您的成员参与其中。
• 确保团队规模最佳。我们的研究发现，这意味着您应该以 5-9 名成员为目标。
• 请注意成员同时工作的团队数量。毫不奇怪，一个人加入的团队越多，他们的效率就越低。
• 确定团队成员是核心成员还是外围设备。核心团队成员是关键贡献者，他们高度参与并长期参与。外围团队成员支持团队的工作，但可能以较少的方式或更短的时间参与。在项目开始时，解释每个团队成员的角色和预期贡献。
• 避免高绩效人员因过多的团队任务而超负荷工作。限制他们扮演的角色（特别是如果他们是核心团队成员），以防止他们不知所措和筋疲力尽。当经济钟摆不可避免地在某个时候回摆时，你要确保你保留了你的高潜力，你不希望你的顶尖人才被耗尽，因为他们将构成你的领导管道，并可以帮助你的组织走向未来。

设计和支持虚拟团队的管理清单
在团队发展的早期阶段，为虚拟团队合作的成功创造合适的条件是必不可少的。以下清单可以帮助您设计团队并提高团队的未来表现。
• 向所有员工清楚地阐明愿景和公司目标。这在危机时期更为重要。
• 根据个人才能和能力（包括技术能力和人际交往能力）选择团队成员。
• 建立团队后，指示团队领导明确定义团队的使命和目的，以便所有团队成员都在同一页面上。
• 建立共享信息、决策和解决沟通不畅或潜在冲突的流程。
• 如果可能，为流程问题/讨论设置一个独立于任务相关通信的通信渠道。
• 明确定义和沟通团队用于定期相互沟通的工具。
• 确保团队成员有明确的目标，并推荐潜在的方法来执行工作。
• 通过奖励和其他绩效激励来认可个人和团队的努力。

领导和管理虚拟团队会议的最佳实践
从远处看，参与者可能很难为会议做出贡献。通过执行以下步骤使事情变得更容易：
1. 制定详细的议程并提前发送，以便人们知道会发生什么并做好准备。
2. 在会议开始时列出与会者的姓名，以便提醒每个人谁在场。
3. 在与参与者进行口头互动时，按姓名称呼与会者，并为所有与会者提供做出贡献的机会。
4. 坚持完成任务，以保持团队的参与度，并使人们远离多任务处理的诱惑。
5. 在议程中提供简短的回顾，在进入下一个项目之前重申集体意见。
6. 寻求反馈并通过所有沟通渠道提供。
7. 会议结束后，向所有参与者发送会议回顾中的行动项目，以重申已决定的内容和后续步骤。
最重要的是，保持沟通渠道畅通，以确保每个人都在同一页面上，并保持一致并共同努力实现您的共同目标。

引导更谨慎的虚拟会议
为什么有些虚拟团队会议感觉像是在浪费时间，而另一些则觉得必不可少且富有成效？区别在于注意确保会议很好地利用每个人的时间。请考虑以下 3 个特征，这些特征将最有用的会议与其他会议区分开来：
1. 每个参与者都认为没有会议就无法解决议程。
大多数事情不需要开会——电子邮件就可以了。假装需要人们的意见不需要开会;只需宣布已经做出的决定。没有人对此抱有幻想——我们都看到了过去讨论的结果。
但有些事情需要人际互动和协作思维，比如我们还没有解决方案的问题或尚未充分探索的冲突。如果我们需要花时间让创造性的解决办法出现，可能需要召开一次会议。
2.每个人都在场。
您参加了多少次会议，其他人会投资于他们的智能手机或做其他工作，只是每隔一段时间检查一次会议？或者有些成员只有在老板说话时才振作起来真正倾听？
这不是通过团队领导的唠叨来完成的;它通过会议议程来实现，该议程将对话集中在有所作为的决策上。
3. 我们已经就我们将要完成的工作以及我们将用来获得结果的对话类型达成一致。
可交付成果是什么？信息共享？交通管理？决定？进一步研究的初步决定？决定让我们都努力实现我们彼此所欠的东西？什么样的对话？我们需要探讨或总结的问题？
议程应包括每个项目所需的内容，并应提前共享，以便及时做出决定。人们不应该在会议上第一次听到某事。