对于许多经理来说，与远程团队合作可能是一个紧迫的问题。当员工不在你面前时，你能有效地与他们建立联系吗？您如何应对团队协作或项目协调等沟通挑战？
毕竟，有效的沟通对于业务成功至关重要。没有它，很有可能出现问题。
但不要害怕，远程管理员！无论您是在过渡到远程工作，还是只是想改善与虚拟团队的沟通，都有办法克服任何沟通挑战。
继续阅读以发现 10 个有用的技巧，这些技巧将增强远程工作沟通。
1. 创建沟通指南
如果您希望您的工作运营顺利进行而不会在员工中造成混淆，则必须制定沟通指南。本手册应列出您的团队使用的所有沟通渠道及其特定目的。
例如，员工应该只考虑视频通话进行详细的讨论，而即时消息应该用于快速更新或问题。当想要详细解释某些内容、提供指导或讨论官方事务时，电子邮件可能是最好的，而电话则适合紧急情况或按照某些想法运行。
为每个方法指定一个工具也是明智的，以避免通知和呼叫从任何地方飞来的混乱。让您的团队坚持使用一个用于消息传递的应用程序、一个用于呼叫的工具等。设置这些规则和准则是使与分布式团队的沟通更加容易的第一步。
2. 清晰简洁地沟通
远程工作的主要挑战之一是无法与团队成员面对面交流。大多数经理更喜欢亲自与员工打交道，尤其是在讨论业务决策或策略时，因为它有助于防止混淆和误解。但是对于虚拟工作空间，您必须凑合着过日子。
与远程员工联系时，您可能会使用大量即时消息或电子邮件。因此，保持清晰简洁的沟通至关重要。键入消息时，请使用简短的句子，而不是包含复杂单词的长文本。
如果需要详细说明某些内容，请考虑使用语音或视频通话，以避免冗长且可能令人困惑的书面解释。书面对话也可能导致误解，因为你不能依赖面部表情或肢体语言。最好在按发送之前注意您的语气并查看您的消息。
3. 设定目标和目的
拥有远程团队可能会在设置任务、管理项目和跟踪进度方面带来困难。缺乏适当的指导和任务分配可能会导致虚拟员工感到困惑。您的员工需要对他们的目标和职责有明确的方向和理解，以便每个人都在同一页面上。
使用Trello，Weekdone或Basecamp等项目管理工具来设定目标，目的和任务。这些工具允许您将作业分配给某些工作人员、设置截止日期并跟踪每周进度，使您能够监控任务状态和完成情况。使用 Google 日历标记重要的日期、事件和提醒事项，让员工知道他们有任务要完成。
使用这些任务管理工具，您可以明确每个员工的目标，并希望建立一个平稳运行的远程工作环境。
4. 不要微观管理
当您与团队不在同一个房间时，确保他们掌握任务可能很困难。你的偏执会让你陷入微观管理的恶性循环——你真的不想在你的团队中犯这个领导错误。
避免过于频繁地给您的员工打电话或发消息，因为这会分散您的团队注意力，并最终使您的团队士气低落，让他们觉得您试图控制他们所做的一切。让他们控制自己的任务，并相信他们可以完成工作，而无需您悬在他们的肩膀上。
尽管这很诱人，但仅在绝对必要时联系您的员工，而不仅仅是在您需要小型项目更新时，最大限度地减少任何干扰。
5. 让自己有空
信任和可靠性在远程员工中至关重要。员工希望感觉到，当他们有问题或疑虑时，他们可以依靠高层管理人员。一个成功的团队领导者可以通过简单地在场来实现这一目标。
由于他们不能只是进入您的办公室，因此您可以使用即时消息工具让员工知道您在附近。就像在办公室里实行开放政策一样，确保您始终随叫随到或在线，以防他们想在那里交谈。此外，如果您的员工想要进行快速视频通话以进一步解释项目，而不是等待消息或电子邮件回复，则可以访问。
6. 定期开会
除了使用项目管理工具外，团队领导还需要通过定期召开会议来让员工了解最新情况。将远程员工聚集在一起可能具有挑战性，尤其是当他们在不同的时区工作时。不过，使用“每个时区”或“世界时间伙伴”等工具，您可以为每个人安排最合适的时间。
您可以设置每周视频会议，让您的团队了解最新情况，甚至可以为因时区不同而无法参加的员工录制会议。使用Skype，Zoom或Google Hangouts等视频会议工具召集团队并像在办公室一样进行会议。
视频会议非常适合将团队聚集在一起并建立信任。事实上，Allsteel的全国建筑和设计经理AJ Paron-Wildes告诉福布斯，“如果89%的虚拟团队在一开始就没有现场见面，他们将无法有效。实时会议有助于建立良好的关系，并随着时间的推移培养和发展关系。
7. 鼓励反馈和协作
对于远程员工来说，创造团队合作意识可能具有挑战性。毕竟，您的员工不在同一个房间里。但是有一些方法可以在虚拟团队中强制执行协作和反馈。Skype 上的群聊或 Slack 上的部门频道使团队能够就共享项目进行小组讨论。视频通话也非常适合员工在人对人的环境中讨论业务运营。
为了鼓励协作，管理者应该投资良好的云存储解决方案，如Dropbox或Google Drive，使用户能够在线共享和存储大量文件。此外，例如，Google Drive或OneDrive等平台允许员工一起处理文件。无论是 Word 上的博客文章还是 Excel 上的月度报告，用户都可以实时创建新条目、编辑和评论，使协作比以往任何时候都更容易。其他例子包括BuzzStream，它非常适合协调电子邮件活动，或者Miro，它非常适合头脑风暴。
8. 安排实际聚会
远程工作不一定是一个完全孤立的过程。经理可以为居住在同一地点的员工安排偶尔的聚会。您可以经常组织面对面的会议，也可以设置研讨会和会议，让团队不时聚在一起。还可以选择安排旅行或有趣的活动，让员工在现实生活中相互了解。
这些聚会可以改善远程团队之间的沟通，因为员工有机会建立关系、解决任何问题或冲突，甚至共同制定项目战略。也许每年组织一次实际的聚会也是管理者建立一种公司文化并向员工展示他们关心的好方法。
9. 做人
作为团队经理，您必须找到使远程工作对员工有效和愉快的方法。您的员工无法像在正常办公室环境中那样并肩工作、偶尔开玩笑或分享生活更新。打破僵局并使在线沟通人性化的一种方法是让您的员工能够作为人而不仅仅是同事进行联系。
使用 Slack 或 Skype 打开指定的频道或群组，成员可以在其中讨论电视节目、分享音乐或周末计划等非正式内容。为您的员工进行休闲群聊可以为分布式团队建立一种社区感，他们可以在其中分享兴趣和有趣的内容。
另一个提示是在消息中使用 GIF 和表情符号。根据Clevertech创始人Kuty Shalev的说法，“使用表情符号作为对他人帖子和评论的反应已被证明是激励更好沟通，提高透明度和个性化每个团队沟通的有效方法”。
10. 奖励您的员工
您的远程员工可能看不见，但这并不意味着他们没有为您投入工作。就像您在内部团队中一样，您需要认可他们的努力并奖励他们的成就。
但是，您如何表达您的感激之情或庆祝居住在地球另一端的高绩效团队成员？在员工之间共享的简单庆祝信息图或本月员工模板可能是说“干得好”的好方法。
如果您想更进一步，请向他们赠送代金券或工资奖金，或者如果您的员工与您在同一地区，请考虑请他们共进午餐。
在远程团队中进行成功的沟通可能需要一些努力，但通过上述提示，您可以实现更快乐、更高效、更有动力的员工队伍。