从智能厨房电器到无人机送货再到远程手术，技术正在迅速改变我们对世界的了解。在我们的家庭内外，数字化转型改变了我们学习、交流、娱乐甚至完成工作的方式。
事实上，计算机软件已经彻底改变了我们协作和执行苛刻任务的方式。项目经理曾经手工绘制网络图和甘特图，项目管理软件现在只需单击几下鼠标左键即可生成它们。不仅如此，它还可以简化活动、降低项目成本并帮助团队按时完成任务。
在本文中，我们将研究项目管理软件是如何做到这一点的，为什么要投资它，以及如何为您的团队选择合适的软件。

什么是项目管理软件？
您可以将项目管理软件视为整个团队都可以访问的一种虚拟房间。在一个“角落”中，您拥有完成项目所需的所有相关文件。在另一个中，你有一个日历，其中包含重要的里程碑和截止日期。转过身来，有一个“公告板”，您的同事可以在其中交换笔记、评论和想法。然而，与物理房间不同，任何人都可以随时随地访问所有这些信息。
尽管程序之间确实存在功能差异，但基于 Web 的管理软件通常允许经理确定任务的优先级和委派任务、共享文档、创建报告、管理资源以及查看团队中每个人正在处理的内容。

为什么需要项目管理软件
如果你在团队中担任领导角色，你永远不应该低估良好沟通的力量。事实上，你实际上负担不起。 Grammarly和The Harris Poll的一份报告估计，工作场所无效的沟通每年使美国企业损失1.2万亿美元。目标不明确、缺乏透明度和未解决的问题只会让你的同事感到困惑、士气低落和沮丧。而且，如果你的同事不满意，你的客户也不会满意！
通过让每个人都了解情况，它可以帮助您建立信任并协调团队的努力。有了它，您还可以通过实时更新监控进度和性能，可以适当地分配资源并管理成本。精确的行动计划和明确的项目团队角色将节省时间并最大化结果。

项目管理软件的优势
借助触手可及的强大功能组合，使用项目管理软件可以通过多种方式使您的团队受益。让我们更详细地看一下这些。
1. 更好的协作
让您的同事能够访问通用仪表板，并观察部门内部或不同团队的人员顺利协作。通过有效的任务管理，每个人都会知道需要做什么，谁在做什么，以及项目何时到期。

2. 改善沟通
在任务描述中添加文件、链接或评论，正确的团队成员将立即收到通知。您甚至可以让您的客户访问您的项目管理系统，并退出中间人的角色。所有这些都可以减少对来回电子邮件和耗时会议的需求。

3. 更轻松的日程安排
尽管您的同事都可以提供一些东西，但时间管理并不是每个人的强项。幸运的是，您的项目管理软件可以帮助那些通常需要追逐的人。您所要做的就是为项目添加截止日期，您的队友将在截止日期临近时收到提醒。

4. 高效的远程项目管理
尽管物理学家杰克•尼尔斯（Jack Nilles）在大约五十年前创造了“远程办公”一词，但这种做法直到最近几年才蓬勃发展。随着美国各地数百万人接受远程工作，企业领导者必须准备好应对缺乏实体存在的情况。项目软件允许这样做，这要归功于其实时项目更新。

5. 更快的任务委派
当您同时管理多个人员或项目时，您必须密切关注您的财务和人力资源。有效的资源管理可以确保团队成员不会超额预订，并且任何完成任务的人都可以快速分配新任务。您的项目管理应用程序将让您一目了然地做到这一点。

6. 加强风险管理
该软件旨在帮助您管理项目的各个方面，包括识别和降低风险。
将所有相关信息集中在一个地方可以通过阐明可能导致项目成功或失败的因素，使风险管理过程更容易。

7. 更快的文件共享
如果你和我们一样，你经常梦想有一天你可以对那些冗长而杂乱的电子邮件线程低声说“好摆脱”。在项目管理系统中共享文件是每个人访问与其相关的数字文件的一种快速、安全的方式。

8. 更快地整合新团队成员
在项目进行中途让新人入职可能会有压力。但是，让他们访问您的软件会有所帮助。这样，他们可以在一个地方找到所有关键信息，熟悉可交付成果，然后直接进入。

9. 优化预测
当您有多个项目正在进行时，很容易忘记事情。通过全天候的“谁在做什么”和“何时到期”的见解，您可以设置切合实际的时间框架并降低项目失败的风险。

10. 更明确的目标
当你分配任务时，有效的沟通不仅取决于你说了什么，还取决于谁在听。当清晰的书面指示取代口头交流时，错误发生的可能性较小;您的同事可以快速仔细检查即使是最微小的细节。
以下是项目管理软件的最大优势的快速概述：
如何选择合适的项目管理软件
由于每个团队都像它所组成的个人一样独特，因此没有“一刀切”的软件。下面，我们将介绍在为自己和同事选择正确的应用程序时应考虑的某些因素。

1. 痛点
大多数高质量的项目管理应用程序都将提供类似的有用工具。但是，它们可能并不都包含自动开票、即时消息或时间跟踪等功能。
要做出正确的决定，请考虑您尝试满足的需求，并决定可以牺牲哪些功能而不会对您的日常任务产生重大影响。

2. 定价
软件定价可能会因您想要的功能和您需要的用户数量而有很大差异。有些服务是免费使用的，而其他服务每月可能花费数百美元。考虑您的预算和需求，但要考虑到短期内具有成本效益的东西从长远来看并不总是为您省钱。

3. 用户友好性
在考虑预算时，您需要考虑的不仅仅是月费。如果您选择的软件不直观或对您的要求不必要地复杂，您可能还需要为您的员工提供培训以弥补它。不仅如此，不合适的应用程序也可能加剧现有问题，而不是解决问题。

4. 长期计划
我们大多数人都记得我们的父母在童年时为我们买了超大的衣服，并用“你会长大的”来证明这一点。选择软件时，您需要应用相同的逻辑。
在做出选择之前，请问问自己几个月后您的团队规模和运营情况。如果您的计划是加入更多团队成员或承担更大的项目，请考虑每个用户的费用或文件存储容量可能会如何阻碍未来。

关键要点
无论您是领导一个小团队还是处理多个大型项目，利用技术进行更可靠的项目规划都是轻而易举的事。在您开始研究以找到完美的软件匹配之前，让我们快速回顾一下本文中介绍的内容：
• 软件提供了一系列工具，可大大简化任务和资源的组织
• 在选择合适的软件时，应考虑团队的优势、劣势和预测
• 在一个位置查看关键信息集群的能力使项目管理工具在识别风险方面非常有用
• 项目失败的一些最常见原因，如沟通中断，可以通过使用项目管理系统来预防